Organizzare un evento coinvolgendo un alto numero di persone non è mai un compito facile: bisogna convincerle a spostarsi, a partecipare all’incontro e a parlarne in chiave positiva quando questo avrà termine. Che sia un concerto o un evento promozionale, ci sono delle difficoltà oggettive che vanno affrontate al meglio per evitare il flop. Ecco allora alcuni step da seguire per per richiamare più gente possibile. E per raggiungere l’obiettivo finale.
Organizzare un evento, i 5 step:
Definite l’obiettivo e individuate il target
Nessun evento può ambire al successo se prima non vengono definiti target e obiettivi. Si tratta di due step fondamentali, perché un evento dovrà per forza rispondere alle specifiche esigenze del pubblico che si intende raggiungere. La fase di analisi pre-organizzazione, quindi, non può mai essere messa da parte: a chi ci rivolgiamo? Quale fascia di età prendere in considerazione? E come raggiungerla? Con tutta probabilità il modo di coinvolgere un adolescente sarà diverso rispetto a quello utilizzato per coinvolgere persone anziane, per esempio.
Definite il budget a vostra disposizione
È chiaro che le aspirazioni devono sempre scontrarsi con la realtà. Una realtà che viene definita dal budget a vostra disposizione, il quale può concedervi un set più o meno ampio di opportunità. Anche la definizione del budget non è detto che sia semplice: gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, e in questo senso l’appoggio di uno o più sponsor può sicuramente aiutare. Prima di partire o di prenotare un locale, quindi, fatevi bene i conti. Poi, procedete oltre.
Scegliete il luogo più adatto per l’evento
La scelta della location che ospiterà il vostro evento deve tenere a mente due fattori: lo spazio, necessario per ospitare comodamente tutti gli invitati, e il genere di locale, che dovrà essere idoneo per quella tipologia di evento. Le opzioni non mancano: si va dalle location artistiche, ideali per evitare le spese legate all’arredo, fino ad arrivare a quelle “d’impatto naturalistico” con piante e giardini. Anche in questo caso, comunque, la scelta viene legata alle vostre possibilità economiche.
Investite molto sulla fase promozionale
La fase di marketing appare fondamentale per poter promuovere l’evento e per far sì che le persone interessate possano entrarne a conoscenza: bisogna adottare una strategia pubblicitaria che integri sia l’aspetto online (e quindi la creazione di un evento su Facebook, per esempio, con un’eventuale sponsorizzazione), sia l’aspetto offline (distribuzione di volantini, affissione di manifesti, eccetera).
Cercate di fidelizzare gli ospiti
Come detto, è fondamentale che le persone parlino (bene) dell’evento e del suo successo, quando questo sarà concluso, anche per assicurarsi una loro eventuale nuova partecipazione. Un modo per fidelizzare il pubblico è regalare gadget come le borse shopper personalizzate con il logo o con il nome dell’evento, tra l’altro ordinabili anche online. Gli omaggi fanno sempre piacere, e le borse in particolar modo sono un ottimo gadget: danno visibilità al logo e lo pubblicizzano quando le persone vedono questi gadget in giro o in mano ad amici e parenti. Un altro modo per far affezionare il visitatore è quello di offrire speciali sconti a chi ha già partecipato all’evento in precedenza, dando così un senso di continuità e fidelizzando ancora di più chi c’è già stato. Sperando sempre che ne parli anche ad altri, per allargare ulteriormente il bacino d’utenza.
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